Deník N – rozumět lépe světu

Deník N

Firmy mají nejvyšší čas připravit se na další práci z domova, říká expert na bezpapírovou kancelář

Po loňské zkušenosti by už nikoho neměla zaskočit další vlna pandemie. Se správnými nástroji se dá na home office pracovat stejně jako v kanceláři, říká Michal Vejvoda ze společnosti Software602.

 

Z vašeho nedávného průzkumu Digitální audit firem vyplynulo, že jen tři z deseti českých společností používají elektronický podpis a bezpapírový oběh dokumentů je u nich také stále menšinová záležitost. Změnil se podle vás nějak přístup českých firem k papírování během pandemie koronaviru, kdy se zaváděly hromadné home office a firmy nemohly fungovat z kanceláří?

Určitě ano, lidé se snažili najít prostředky, jak by mohli pracovat se svými interními systémy běžnou agendou jako v kanceláři, ale vzdáleně – ať už z domova nebo odkudkoli, kde se zrovna nacházeli. Takže hledali a objevovali nové možnosti, jak pracovat s dokumenty v digitální podobě, a usnadnit si tím práci.

Když to porovnáte s dobou před koronavirem, narostl nějak významně počet firem, které se zajímaly o taková řešení?

Byla to radikální změna. Řekl bych, že to vycházelo přímo od zaměstnanců firem, z jejich nově nabyté zkušenosti, kterou měli díky práci z domova. Cítili potřebu mít po ruce vše, na co jsou zvyklí í v kancelářích. Proto najednou vznikl enormní tlak na to mít možnost pracovat odkudkoli a mít přitom všechny potřebné dokumenty a nástroje po ruce.

Teď jsme v situaci, kdy počty nakažených koronavirem opět stoupají a ministr zdravotnictví už připouští, že směřujeme k další vlně pandemie. Pro firmy to znamená, že je asi nejvyšší čas připravit se na nějaké další eventuální hromadné home officy, opouštění kanceláří, a potřebují řešit, aby fungovaly. Co pro to můžou podniknout?

 Asi největší změna musí nastat v hlavách lidí. Musejí využít všech možností, které už mají a můžou používat. Mají prostředky, jak pracovat z domova, jak mít potřebné dokumenty po ruce a nahrazovat papír, dokumenty můžou elektronicky podepisovat a využívat datové schránky. To, co běžně schvalují v kanceláři a jsou zvyklí si to posílat e-mailem nebo přenášet ze stolu na stůl, ale lze řešit elektronicky. Hodně si tím tu práci usnadní a budou připraveni na situaci, kdy firma bude muset pracovat z domova, ale vlastně se oproti tomu, jak pracuje v kanceláři, vůbec nic nezmění.

Jaký první krok by měla firma udělat, když se rozhodne přejít na nějaké takové komplexní řešení bezpapírového oběhu dokumentů?

Určitě se zaměřit na agendy, které jsou v rámci konkrétní firmy pro uživatele administrativně náročné na zpracování a vyřizování a je třeba v nich mít přehled. Typicky se to týká například HR oddělení, zpracování faktur, práce se smlouvami, kdy je třeba, aby s těmito dokumenty pracovali konkrétní lidé, kteří je můžou schvalovat a podepisovat. To jsou takové klíčové věci, a když se u nich začne, firma objeví velkou časovou úsporu a zpříjemní si práci. Najednou zjistí, že veškeré schvalování a podepisování se dá dělat elektronicky, i s veškerou komunikací okolo a není třeba nikoho honit do kanceláře. Časová úspora může být různorodá v závislosti na procesech, které si ve firmě nastaví. Naše řešení Sofa má například přednastaveny nejčastější agendy, které se opakují ve všech firmách. Implementace takového řešení pak může být otázkou několika málo dní. Samozřejmě je možné takové hotové řešení ještě upravit na míru dané společnosti podle jejích požadavků. Pak to trvá o trochu déle.

Existuje nějaké omezení například v počtu uživatelů, kteří můžou takovou aplikaci pro bezpapírový oběh používat?

Ne, aplikace může fungovat stejně dobře ve firmě, která má pět zaměstnanců a chce například elektronicky schvalovat smlouvy, ale i ve společnosti s deseti tisíci zaměstnanců, kde řeší desítky schvalovacích procesů. Není v tom vůbec žádné omezení.

Z jakých zařízení se pak zaměstnanci můžou na home office do této aplikace přihlašovat? Musí výhradně používat schválené firemní zařízení, nebo může být jejich osobní?

Aplikace je z hlediska bezpečnosti nastavena tak, že se uživatel hlásí pod svými přístupovými údaji a může k tomu použít jakékoli zařízení. Tedy i svůj osobní mobil nebo notebook. Někdo preferuje práci v operačním systému Android, jiný má rád Apple, a v tomto uživatelé nejsou vůbec nijak omezeni. Prostě si zvolí to zařízení, které preferují a rádi na něm pracují.

Čili Sofa funguje ve všech často používaných operačních systémech, jako je Windows, iOS a podobně.

 Přesně tak.

Vraťme se ještě k otázce, kdy se zaměstnanec k Sofa připojuje ze svého vlastního zařízení. Nezvyšuje se tím riziko, že se do aplikace dostane někdo neoprávněný? Je tam nějaké zabezpečení navíc kromě toho, že uživatel musí znát přístupová hesla?

 Přístupové údaje jsou nejzákladnějším způsobem zabezpečení Sofa, ale samozřejmě existují další úrovně ověřování, ať už jde o dvoufaktorovou autentizaci nebo jiné. Záleží na samotných uživatelích, jakou úroveň ověření chtějí používat. Samozřejmě klademe důraz na to, aby uživatelé, kteří tuto aplikaci využívají, zajistili bezpečnost dat a dokumentů.

Ne všichni zaměstnanci mají mít přístup k veškeré firemní agendě. Dá se nějak nastavit a upravovat právo konkrétních lidí, k čemu se dostanou?

Přesně pro tyto případy, kdy má uživatel v rámci své organizace nějakou roli a s ní spojená oprávnění, se dají nastavit přístupy k dokumentům v Sofa. Čili konkrétní uživatel má přístup pouze k tomu, k čemu má oprávnění, stejně jako by to bylo ve fyzické podobě s papírovými dokumenty. Každý vidí jen to, co má vidět, a naopak se nedostane k tomu, co by vidět neměl.

Co když nastane situace, kdy zaměstnanec z nějakého důvodu opouští firmu a třeba to nemusí být úplně v dobrém? Dá se okamžitě znepřístupnit Sofa nebo jakým způsobem a jak dlouho to trvá?

Ano, je to možné a je to operace, která trvá několik vteřin. Lze ji provést rychle a vzdáleně přes administraci Sofa. Okamžitě tak odepřete přístup k citlivým dokumentům, pokud s nimi dotyčný pracoval. U uživatelů, kteří v rámci Sofa pracují s elektronickým podpisem, lze okamžitě odepřít přístup k jeho certifikátu pro elektronické podepisování. Nemůže tedy už podepisovat nějaké dokumenty.

Zatím jsme se bavili o oběhu dokumentů a o elektronickém podepisování. Co všechno Sofa umí kromě těchto dvou základních věcí?

Prakticky všechno, na co si firmy vzpomenou. Usnadní lidem práci s administrativou u všech typických agend, které se řeší v rámci firem, ať už jde o schvalování různých typů dokumentů od faktur a smluv po vyřizování různých žádanek, žádostí apod. Velmi to administrativně zjednodušuje práci. Sofa umožňuje plnohodnotně pracovat s digitálním obsahem, takže dokumenty lze prostřednictvím této aplikace nejen schvalovat a podepisovat, ale také archivovat. Největší přínos ale vidím v tom, že umožňuje plnohodnotně pracovat odkudkoli, aniž bych musel být v kanceláři.

Jak se v rámci Sofy archivují dokumenty? Splňuje veškeré požadavky českého a evropského práva?

Dokumenty se archivují jak v souladu s českou legislativou, tak i s evropskými nařízeními, například nařízení eIDAS. Všechny dokumenty, které se podepisují a archivovují v rámci aplikace Sofa, jsou tedy v elektronické podobě použitelné kdekoli v Evropské unii.

Řeší Sofa i nějakým způsobem skartaci elektronických dokumentů, když jim vyprší platnost a není potřeba je dál archivovat?

U každého dokumentu je nastavena archivační lhůta a poté, co tato lhůta vyprší, je se tento dokument předá automaticky ke skartaci.

Když se ještě vrátím ke schvalování a podepisování dokumentů, co když třeba firma potřebuje nechat schválit a podepsat smlouvu s dodavatelem, který Sofu nepoužívá? Jde to?

I na tuto variantu je aplikace Sofa připravena. Dokument lze odeslat i uživatelům, kteří sami nemají přístup do aplikace. Pokud tedy je třeba poslat konkrétní smlouvu k podpisu a třetí strana nepoužívá Sofu, přijde mu notifikace na e-mail a pro přístup k dokumentu se autorizuje prostřednictvím bezplatné mobilní aplikace 602 Key. Tímto klíčem potvrdí, že to je skutečně on, kdo má podepsat danou smlouvu. Dokonce nepotřebuje ani žádný certifikát, opravdu mu stačí stáhnout si tuto bezplatnou mobilní aplikaci a dokument podepsat.

Kde se dá sehnat aplikace 602 Key a v jakých operačních systémech funguje?

Aplikace je standardně dostupná na tržištích pro mobilní aplikace, ať už se to týká Applu nebo Androidu. Z nich si ji uživatelé můžou bezplatně stáhnout.

Co když firma, která uvažuje o takovém řešení bezpapírového oběhu dokumentů, už má nějaký svůj interní systém a chtěla by Sofu do něj integrovat? Je to možné a případně jak to implementaci prodlužuje a jak to zvyšuje cenu?

Sofa je připravená na to, že firmy už využívají nějaké stávající systémy, ať už účetní, různá úložiště, CRM a podobně. Naše aplikace je nastavena tak, aby vhodně doplnila to, co v rámci firmy chybí a řeší se to prostřednictvím integrace. Máme připravené rozhraní, které je možné využít a stávající systémy na něj standardizovaným způsobem napojit.

Cena je asi zásadní položka, která rozhoduje o tom, jaké řešení firma použije k bezpapírovému oběhu dokumentů, podepisování a archivaci. V jakých řádech se pohybuje cena za Sofu a závisí to na počtu uživatelů, kteří budou aplikaci používat?

Aplikace Sofa má různé cenové tarify, které se rozlišují podle toho, jaké všechny funkce chce klient používat, a také podle počtu uživatelů. Pokud firma chce zajistit, co nejširšímu objemu lidí možnost pracovat s digitálními dokumenty, bavíme se o ceně v řádech stokorun za jednoho uživatele.

Tím myslíte měsíční poplatek?

Ano.

Co když se firma po nějakém čase rozhodne Sofu přestat používat? Dokáže z ní dostat archivované dokumenty?

Ano. Uživatelé na nás nejsou nikde vázáni, a mají tedy možnost v případě, že by aplikaci chtěli přestat používat, dokumenty i data ze Sofy stáhnout. Archivované dokumenty se dají kdykoli vyjmout a jsou právně ověřitelné i mimo tento archiv.

 

Pokud máte připomínku nebo jste našli chybu, napište na editori@denikn.cz.

Inzerce

V tomto okamžiku nejčtenější