Deník N – rozumět lépe světu

Deník N

Stále na home office? Podepisujte, schvalujte a archivujte dokumenty jako v kanceláři

Uvěznil vás koronavirus na home office a potřebujete se dostat k firemním dokumentům, upravovat je, schvalovat a podepisovat? Práce z domova nemusí být překážkou.

Všechny tyto úkony se běžně dělají v kanceláři, jednotlivé dokumenty se tisknou, podepisují ručně a zakládají do šanonů. Zcela zbytečně. Všechny je totiž můžete provádět i vzdáleně a online, navíc komplexně bez složitého kombinování e-mailů, elektronického podpisu a různých cloudových úložišť od různých poskytovatelů.

Pokud vám jde o elektronické podepisování dokumentů, řešíte, jak schvalovat smlouvy nebo projektové dokumentace a opatřovat je uznávaným elektronickým podpisem s následnou průkaznou archivací, pomůže vám  aplikace Sofa od společnosti Software602. Prostřednictvím této jediné služby můžete odkudkoli spravovat, schvalovat, podepisovat a archivovat digitální dokumenty a datové zprávy. Sofa je provozovaná jako služba formou SaaS v infrastruktuře Azure s možností přihlášení přes účet Microsoft 365. V prostředí Sofa si můžete upravovat nebo vytvářet vlastní šablony schvalovacích agend podle individuálních potřeb – například k objednávkám, fakturám, směrnicím, HR agendě či jiným žádankám.

Podepisuje stejně jednoduše jako když platíte mobilem

Agendy Sofa mohou využívat online úložiště OneDrive i Teams a snadno se publikují v intranetových řešeních nad SharePoint. Každý účet Sofa má elektronický podpis zřizovaný jednoduše centrálně bez potřeby instalovat nějaký další pomocný software nebo používání tokenů a dalších zařízení pro ukládání osobních certifikátů. K potvrzení elektronického podpisu stačí internetový prohlížeč a mobilní aplikace 602®Key, přičemž postup je stejný jako u potvrzení platby mobilním klíčem u elektronického bankovnictví.

Všechny certifikáty zaměstnanců pro elektronický podpis lze prostřednictvím Sofa centrálně spravovat na dálku a také volit, jaký druh certifikátu budete využívat. Například u zaměstnanců oprávněných ke komunikaci se státní správou nebo jí pověřených, jako jsou jednatelé, finanční ředitelé, účetní či správce datové schránky, Sofa eviduje více druhů certifikátů elektronického podpisu a mezi nimi si může daný pracovník vybrat. Samotné elektronické podepsání dokumentu je pak stejné a jednoduché pro všechny uživatele Sofa bez ohledu na roli, kterou v organizaci zastávají.

Automatická archivace s fulltextovým vyhledáváním

Součástí aplikace Sofa jsou i základní služby bezpapírové kanceláře, jako jsou vzdálené online schvalování smluv, evidence příchozích faktur, obsluha datové schránky a samozřejmě elektronický podpis s dokumentovým trezorem. Ten pracuje na bázi dlouhodobé průkazné archivace, která se děje na pozadí, aniž by se o ni musel uživatel Sofa jakkoli starat. Zároveň může lehce vyhledávat v archivu firemních dokumentů prostřednictvím metadat k dokumentům nebo fulltextově přes Azure Search.

„Elektronický podpis s dokumentovým trezorem se nám v 602®Sofa podařilo zjednodušit podobně jako před třiceti lety tisk češtiny v T602,“ říká Richard Kaucký, spoluzakladatel společnosti Software602 a spoluautor legendárního textového editoru. „Se Sofa v cloudu cílíme na totální službu digitalizace pro firmy a úřady, kde využijeme své zkušenosti a know-how z desítek digitalizačních projektů realizovaných nad On-Premises technologiemi. S postupnou úplnou integrací do Microsoft 365 a průběžným nasazováním nových Azure technologií. S vizí dělat aplikace 602jky pro uživatele Jednoduše. Digitálně.“

Dejte sbohem improvizacím a digitalizujte svoji firmu s aplikací Sofa od Software602!

 

Inzerce

V tomto okamžiku nejčtenější