Pořádek v hlavě. Ukázka z nové knihy Martina Poliačika

Knihu Martina Poliačika a Lindy Lančové si můžete pořídit v našem e-shopu nebo ve všech dobrých knihkupectvích.

Když jsem já šel do lesa na dřevo,
dřevo se mi do prstu zadřelo,
pod nehtem tříska mi bude hnít,
odfiknu si půl prstu – a bude líp.

Tak začíná známá písnička Milana Lasici o tom, jak jeden koumák přišel s řešením jednoho problému. Hned na začátku je potřeba připomenout, že jak skladba pokračuje, řešení působí méně a méně šťastně, ale jeho kvalita teď pro nás nebude tak podstatná. My se totiž zaměříme na to, jak návrh nějaké změny, tedy plán, co nejrozumněji zformulovat. A pro tento účel nám píseň poskytuje všechno, co budeme potřebovat.

Formulací odpovědi na otázku „Co s tím budeme dělat?“ často strávíme celé dny, někdy týdny i měsíce. Potom na to přijdeme a s hrůzou zjistíme, že na smysluplnou prezentaci výsledku své práce budeme mít patnáct minut, možná hodinku. Zřídka to bývá více. Jak ty dlouhé hodiny přemýšlení a detaily celého procesu vtěsnat do tak malého, krátkého časového úseku bez toho, aby něco důležitého vypadlo? Odpovědí je struktura 5P.

Problém

Ptáme-li se „Co s tím budeme dělat?“, ve většině případů pod „tím“ myslíme něco, co je třeba napravit, změnit, opravit nebo odstranit. „To“ je problém. Je velice důležité začít prezentaci jakéhokoli plánu pojmenováním problému, protože nikdy nemůžeme předpokládat, že tento problém naše publikum vidí. A i když ho vidí, nemusí ho vidět stejně jako my. Pojmenováním problému vytváříme atmosféru mírného napětí, protože oznamujeme, že existuje něco, co způsobuje nebo může způsobit nějakou formu nepohody či újmy.

Přečtěte si také

Pravda o spánku. Nahlédněte do nové knihy Grahama Lawtona

Co je problém v případě našeho mladého muže? Tříska pod nehtem s vysokou pravděpodobností zánětu. To není žádná sranda. V té době přece ještě nebyly dnešní léky. Škaredá infekce může vést ke gangréně a ta může i zabít. Tříska pod nehtem, která tam bude hnít, je tedy problém a potřebuje řešení.

Občas se někde na světě objeví prostor, který – pokud ho včas zaregistrujeme a osvojíme si ho – nám může přinést bohatství, společenský kredit či možnost významně pomoci okolnímu světu. Takový prostor nazýváme příležitostí. Občas tedy prezentace plánu nemusí začínat něčím negativním, proti čemu je třeba zasáhnout, ale něčím pozitivním, čeho je třeba využít. První P je tedy problém nebo příležitost.

Příčina

Co náš problém způsobilo? Proč tu je? Pojmenováním příčiny ukazujeme, že věci rozumíme a vidíme ji v širších souvislostech. Zároveň si připravujeme půdu na to, aby náš návrh změny, s nímž přijdeme později, seděl s naším popisem reality tak, jak ji prezentujeme. Soustřeďujeme pozornost publika na ty aspekty reality, které v souvislosti s daným tématem považujeme za důležité.

Při přemýšlení o problému a jeho příčině je vždycky potřeba se na chvíli vcítit do člověka, kterého oslovujeme. Představme si příklad: Člověk zodpovědný za správu budovy přijde na firemní poradu se slovy: „V záchodě je plno vlhčených ubrousků!“ Vypadá rozčileně. Nikdo z přítomných nechápe. Šéfka lidských zdrojů už přemýšlí o vánočním večírku a prémiích, vedoucí obchodního oddělení nad motivujícími odměnami pro své lidi, chlápek z IT řeší přehřívající se server. Se zdvihnutým obočím hledí na kolegu a netuší, o čem je řeč. V kapitole o kontextech jsme si řekli, že všichni vidíme svět po svém a vidíme v něm úplně jiné souvislosti než ostatní. Člověku, který se vyzná v trubkách a kanalizaci, je jasné, že když se do záchodu naházejí vlhčené ubrousky, odtok se ucpe a může to způsobit menší povodeň. Proto už při pohledu na ubrousky křičí „máme problém“. Dokáže si totiž na základě vlastních zkušeností představit, co se může stát.

Přečtěte si také

Pomsta trollí farmy. Přečtěte si druhou ukázku z knihy Jessikky Aro Putinovi trollové

Pokud ovšem míní situaci a její možné řešení prezentovat ostatním, musí ukázat, co je problémem pro ně samotné. A svoje vědomosti a zkušenosti využít při pojmenování příčiny. Mohl by třeba říct: „Vážení kolegové, v naší budově je vysoké riziko vylití záchodů na podlahu, nepříjemného zápachu a nákladů na vyčištění celého prostoru (problém). Příčinou je to, že se v záchodech hromadí vlhčené ubrousky, které se ve vodě nerozkládají a časem mohou celý odtokový systém ucpat.“ Tímto určitě získá víc pozornosti, protože všichni na poradě si dokážou představit, jaké by taková záplava způsobila trampoty.

V našem příběhu je příčina problému jasná. Tříska se do prstu dostala při sbírání dřeva, příčinou je tedy kontakt s neopracovaným dřevem holýma rukama. Protagonista naštěstí ví, co s tím.

Plán

A když si já odfiknu prstu půl,
kamarádi řeknou, že jsem vůl,
a když si dám večer s nimi panáka,
budou se mi smát, a to mě neláká.

A tak si ho radši celý ufiknu,
maličký je, už bych s ním nic nechytnul,
podle toho maličkého prstíku
nezahráli by mi ani muziku.

Odfiknu si já rovnou všech pět prstů,
navzájem si překážely ve vzrůstu,
jedna ruka bez prstů, nezboří se svět,
na druhé mi zůstane ještě prstů pět.

Jak je vidět, mladík přesně ví, co je třeba udělat. Zná úskalí polovičaté, nedokončené práce, a tak nezůstane u amputace jedné nebo dvou prstních kůstek, ale pro jistotu odfikne všechno kromě dlaně. Výsledkem je souměrný, úhledný pahýlek.

Tak to vyšlo, že v jeho případě se první dvě P, tedy problém a příčina, odbudou jedním čtyřverším a plánu se věnují hned tři sloky. I praxe potvrzuje, že co se množství informací týče, plán je často nejobjemnější částí prezentace jakéhokoli návrhu změny. Poté co jsme publikum znervóznili definováním JEHO problému a ukázali svou kompetenci pojmenováním příčiny, teď ukazujeme cestu ven, nabízíme mu řešení. Musíme to udělat tak, aby tomu většina přítomných rozuměla a dokázala se s tímto postupem ztotožnit. Po prezentaci plánu by měli mít pocit, že může být lépe.

Prostředky

Podobně jako svou kvalifikaci při prezentování problému potvrdíme jasným pojmenováním příčiny, při prezentaci plánu ji ukážeme přehledem potřebných prostředků. Kolik to bude stát? Kolik a jakých lidí potřebujeme? Kolik času? Jaké materiály, technologie a know-how musíme při realizaci mít? Jaké kontakty, vztahy, propojení s jinými lidmi a organizacemi? Jaké procesy musíme zavést, jakou metodologii, jak budeme kontrolovat výsledky? Tohle všechno učiní náš plán uchopitelnějším a konkrétnějším. Zatímco u třetího P mluvíme o tom, co chceme udělat, to čtvrté nám odpovídá na otázku, čeho všeho musíme využít a koho všechno zapojit, aby se věc podařila.

Přečtěte si také

Z frontových linií ruské informační války: Nahlédněte do knihy Putinovi trollové

Toto je část, kde náš sběrač dřeva selhal. Píseň mlčí o tom, čím si vlastně chce ty prsty ufiknout a jak. Jak zastaví krvácení? Co udělá s ufiknutými prsty? To se nedozvíme. Člověk až propadá podezření, že tento plán není jen tak jednoduše realizovatelný. A podezření, že navrhujeme něco, co nedokážeme realizovat, bychom se při prezentacích měli rozhodně vyhnout.

Přínosy

Prezentace návrhu jakékoli změny by neměla skončit bez odpovědi na jednu z nejběžnějších otázek: „Co z toho budeme mít?“ Chceme-li ve světě něco změnit, musíme ukázat, jak ho tím činíme lepším pro lidi, kterým změnu nabízíme. Jestliže jsme je prezentací problému trochu rozrušili a plánem jim dali naději, vyjmenováním pozitiv, která z něj vyplývají, je můžeme definitivně pro návrh získat.

Mladý muž v písničce sice mluví jakoby jenom sám se sebou, ale na tuto podstatnou část prezentace změny nezapomněl. Nutným minimem při prezentaci přínosů by mělo být konstatování, že se nám podaří odstranit problém. On by tedy měl konstatovat, že amputací pěti prstů se mu úspěšně podařilo odstranit třísku pod nehtem. On šel ale ještě dál. Navrhované změny často přinášejí i jiná pozitiva. Pokud je umíme vyjmenovat a zdůraznit, celé prezentaci to dodá na přesvědčivosti.

Když se kosit musí, achich, to jsou muky,
já nebudu muset, já budu bez ruky,
jen si koste, ale já jak pán
jednou rukou vínečko si piju sám.

Takže nejen odstranění nebezpečného kusu dřívka, ale i čas na kontemplaci a degustaci vína. No kdo by to nebral?!

• Problém
• Příčina
• Plán
• Prostředky
• Přínosy

5P je funkční vzorec myšlení, který v každodenní praxi ulehčuje a zpřehledňuje prezentace návrhů změn. Může to být stručné, pětiminutové načrtnutí, ale i několikahodinová obsáhlá prezentace. V praxi se problémy a příčiny často popisují společně a ve vzájemné provázanosti a také plán se mnohdy prezentuje rovnou s prostředky, a ne každá část samostatně. Důležité je při přípravě takové prezentace nic nevynechat a odškrtávat si jednotlivá péčka stejně, jako si náš vyšinutý mladík v písničce usekával prsty.

Když jsem já šel do lesa na dřevo,
dřevo se mi do prstu zadřelo,
kdo by se odvážil pomyslit,
že to takhle šťastný konec bude mít.

Autorem všech veršů v této kapitole je Milan Lasica. Jde o text písně Keď som išiel… z alba Bolo nás jedenásť. Text uveřejňujeme se souhlasem majitele práv a v českém překladu.

Publikaci Pořádek v hlavě i další tituly z Edice N si můžete objednat v e-shopu Deníku N.